در دنیای امروز ما، مدیریت زمان و برنامه ریزی ، یکی از توانایی‌های بسیار لازم و کارآمد است. هرچقدر که جلوتر می‌رویم، نیاز ما به مدیریت زمان و برنامه ریزی بیشتر میشود، حتی در امور کوچک و پیش پا افتاده، باید زمان را به خوبی مدیریت کنیم. به طور مثال، صبح که از خواب بیدار می‌شویم، صبحانه بخوریم، لباس بپوشیم و بدانیم چه ساعتی برای رفتن به محل کار از منزل خارج شویم که به موقع برسیم. در این مقاله سعی داریم با بحث حول این موضوع، به شما بگوییم چگونه برای خود و وقت ارزشمندتان برنامه ریزی کنید.
مدیریت زمان چیست؟
مدیریت زمان Time Management فرایند نظم بخشیدن و برنامه ریزی برای تعیین چگونگی تقسیم زمان، به منظور انجام برنامه ریزی آن، برای کاری که قصد انجامش را دارید. پس به عبارت دیگر تعریف مدیریت زمان چنین است؛ تقسیم دقیق وقت موجود، بین چند فعالیت خاص، به همراه برنامه ریزی درست!
فایده‌ی مدیریت زمان چیست؟
مدیریت زمان و برنامه ریزی به شما کمک میکند که کارهای بیشتری را، در زمان کمتری انجام دهید، یعنی هوشمندانه‌تر عمل کنید. اگر نتوانید زمان‌تان را به خوبی مدیریت کنید، کارایی شما کاهش می‌یابد، در نتیجه هم دچار استرس می‌شوید هم از کارهایتان عقب می‌مانید. وقتی شما از تعداد و کیفیت کار انجام شده در طول روز خود راضی نباشید، احساس رضایت درونی شما از بین می‌رود و ضعف رضایت از کارایی، موجب کم شدن انگیزه و افزایش نگرانی از کار خود خواهد شد.
مهم ترین مزایای به کار بردن تکنیک‌های مدیریت زمان و برنامه ریزی عبارتند از:
مدیریت زمان و برنامه ریزی ، منجر به بهره‌وری و کارایی بیشتر میشود.
مدیریت زمان وجه‌ی حرفه‌ای بهتری به شما می‌دهد.
مدیریت زمان استرس کمتری را به شما تحمیل میکند.
مدیریت زمان باعث افزایش موقعیت‌ها برای پیشرفت میشود.
مدیریت زمان منجر به ایجاد احساس رضایت‌مندی فردی میشود.
مدیریت زمان باعث کسب تعداد نتایج موفق بیش از قبل می‌گردد.
مدیریت زمان باعث تقویت اعتماد به نفس میشود.
مدیریت زمان و برنامه ریزی ، موقعیت‌های بهتر برای دستیابی به اهداف مهم زندگی و اهداف شغلی را فراهم می‌آورد.
چرا دچار کمبود زمان می شویم؟
دلایل زیادی وجود دارد، مِن جمله:
نداشتن انگیزه
ضعف در نه گفتن
اشتباه در اولویت‌بندی
تنبلی و اهمال کاری
تمرکز هم‌زمان روی چند کار
کمال‌گرایی یا کامل‌گرایی
استراحت نداشتن بین کارها
نداشتن فهرست روزانه
ورزش نکردن
رویاهای بزرگ و غیرواقعی
ضعف در مهارت تصمیم گیری
ضعف در تفویض اختیار
ضعف در مهارت حل مسائل و مشکلات
چگونه زمان را مدیریت کنیم؟
درباره‌ی مدیریت زمان و برنامه ریزی ، مواردی وجود دارد که، یا در آنها ضعف داریم یا خوب نمی‌توانیم انجامشان دهیم و همه‌ی این‌ها، مانند یک دومینو در رشد فردی ما تاثیرگذار هستند. رشد فردی باعث موفقیت ما در بسیاری از موارد خواهد شد. پس باید مدیریت زمان و برنامه ریزی را بلد باشیم تا خودمان مانع این رشد نشویم. اما چگونه؟
مرتب باشید
نیم ساعت اول هر روزتان را، به مدیریت زمان و برنامه ریزی برای کارهایتان اختصاص بدهید. ببینید می‌خواهید چه کار کنید و یک لیست از آنها تهیه کنید. میتوانید به این شکل در نظر بگیرید که چه کارهایی حتما باید انجام شود و چه کسانی را باید ملاقات کنید. در قبال چیزهایی که در لیست می‌نویسید، مسئول باشید. برای فکرکردن، صحبت کردن و کارهای با اولویت، زمان مشخص تعیین کنید. برنامه‌ریزی کنید که چه موقع شروع و چه موقع کارها تمام کنید و طبق برنامه پیش بروید. میتوانید برای یک‌جا نگه‌داشتن این برنامه‌ها از یک ابزار کمکی هم استفاده کنید.
بهترین زمان واسه کارهای طاقت‌فرسا، زمانی‌ست که بیش‌ترین انرژی را دارید. از ابزارهای ثبت زمان استفاده کنید تا ببینید برای انجام یک کار خاص چقدر زمان صرف می‌کنید. با این روش میتوانید زمان‌هایی که کارایی بالایی دارند را پیدا کنید. فقط مطمئن شوید مدت زمانی که صرف یک کار می‌کنید، ارزشش را دارد. همین‌طور خیلی خوب میشود که در زمان‌هایی که منتظر یک نفر دیگر هستید تا کارش را تمام کند، کارهای کوچک دیگر را به سرانجام برسانید.
تمرکز داشته باشید
یکی از دشمنان اصلی مدیریت زمان و برنامه ریزی ، عدم تمرکز است. برای همه‌ی ما بارها پیش آمده است که در حال انجام یک کار مهم، ناگهان با اعلان گوشی و یا تماس یکی از دوستانمان، به کل از آن کار فاصله گرفتیم و زمان زیادی را صرف آن کرده باشیم و فرصت کاری مهم را از دست داده باشیم. این یک نمونه‌ی ساده از عدم تمرکز و تاثیر منفی آن بر روی مدیریت زمان و برنامه ریزی شماست.
بهترین تکنیکی که برای مدیریت زمان و تمرکز می‌توانیم به شما پیشنهاد کنیم این است که قبل از انجام هر کار مهم، تمام مزاحمین و چیزهایی که حواس شما رو پرت میکنند؛ به کل از بین ببرید.
چنانچه مشغول یک کار مهم هستید و یا در یک جلسه‌ی کاری هستید، تلفن همراه خود را خاموش کنید. این کار سبب میشود که شما در زمان معلوم، بدون هیچ مزاحم و برهم زننده‌ی تمرکزی، به کارتان برسید و یا لزومی ندارد که وقتی در حال یادگیری و مطالعه هستید، یک گوشتان هم به خبرهای تلویزیون باشد. تلاش کنید، کاری که انجام می‌دهید را با تمرکز و با حذف عواملی که حواس شما را پرت میکند، انجام دهید. این‌گونه نتیجه‌ی شگفت‌آور آن را در مدیریت زمان و برنامه ریزی دقیق خواهید دید.
دسته‌بندی کنید
کارهای خود را به شکلی دسته‌بندی کنید که مهم‌ترین آنها در اولویت و ابتدای لیست قرار بگیرند. اگر خود را درگیر چیزهای کوچک کنید، به دلیل محدودیت زمان، خواهید دید که از کارهای اصلی بازمانده‌اید. اگر برنامه خود را با این چیزهای کوچک پُر کنید، ناگهان می‌بینید که دیگر جایی برای کارهای استراتژیک و مهم، باقی نمانده.
نه گفتن را یاد بگیرید
انجام تعهدات زمانی زیاد، می‌تواند به ما بیاموزد که چطور از پس درگیری‌های گوناگون و فشرده‌ی کاری برآییم و مدیریت زمان و برنامه ریزی را یاد بگیریم. چنین دستاوردی می‌تواند تحولی بزرگ در زندگی به وجود آورد. شیوه‌ی کار به این شکل است که، شما باید در صورت امکان بعضی امور را به تعویق بیاندازید و حتی به بعضی فرصت‌ها و درخواست‌ها پاسخ منفی دهید.
مقصود اصلی این است که شما تنها تعهداتی را بپذیرید که از عهده‌ی انجام آن بر می‌آیید و در مدت زمان مقرر میتوانید آن را به نحو احسن به انجام برسانید.
هرشب کارهای روز بعد را لیست کنید
هر شب قبل از اینکه به تخت‌خواب بروید، لیستی برای روز بعد در نظر بگیرید. فهرست کارهای فردای خود را قبل از خواب بنویسید تا راحت تر بخوابید و برنامه ریزی شده به خواب بروید. بعد از تهیه این لیست به اهداف خود بنگرید و ببینید که چگونه میتوانید به آنها نزدیک‌تر شوید. این روند یک شبه درست نمی‌‌شود، اما این لیست به شما کمک میکند که اهداف خود را برای روز بعد مشخص کنید. دستیابی به اهداف روزانه ساده‌‌تر است و به ما کمک میکند به سمت اهداف بلند‌مدت حرکت کنیم. اما لازم است کارهایی که باید انجام دهیم را لیست کنیم.
چندکاره نباشید
بسیاری از افراد تصور میکنند، انجام هم‌زمان چند وظیفه می‌تواند منجر به مدیریت زمان و برنامه ریزی هوشمندانه می‌گردد، در حالی‌که، تمرکز روی چندین کار به طور هم‌زمان باعث میشود شما خروجی کمتری داشته باشید. بنابراین، به طور کامل روی یک کار متمرکز شوید. توجه و تمرکز بر روی یک کار، علاوه برافزایش سرعت انجام کار، به شما این امکان را می‌دهد تا از وقت خود برای مدیریت زمان و برنامه ریزی نهایت استفاده را ببرید.
برای کارها تاریخ سررسید تعیین کنید
برای تقویت مدیریت زمان و برنامه ریزی ، تاریخ‌های واقع بینانه تعیین کنید و به آن پای‌بند باشید. این مسئله، از روش‌های مدیریت زمان آسان و در عین حال یک برنامه ریزی کاربردی است.
قانون 20-80
یک توصیه‌ی دیگر در رابطه با مدیریت زمان و برنامه ریزی این است که از قانون 20-80 یا همان قاعده‌ی “پَرِتو” استفاده کنید. این قانون می‌‌گوید که 80درصدِ نتایج از 20درصدِ تلاش‌ها حاصل میشود. به طور مثال در فروش بدین معناست که 80% از فروش‌ها شامل 20% از مشتریان میشود. ترفند آن چگونه است؟ کافیست 20 درصد از تلاش‌ها که 80 درصد نتایج را تولید میکنند، شناسایی نمایید و مقیاس‌بندی کنید. این کار را میتوانید با بررسی و آنالیز دقیق انجام دهید. اهداف مهم خود را مشخص کنید و بر روی انجام آنها تمرکز کافی را بگذارید، تا یک مدیریت زمان و برنامه ریزی بهینه داشته باشید.
رعایت قانون 20-80 یکی از مهم‌ترین راه‌های پیدا کردن اولویت‌ها در مدیریت زمان است.
نداشتن مدیریت زمان و برنامه ریزی چه عواقبی در پی دارد؟
عدم تکمیل کار قبل از موعد و عقب ماندگی از امور، از نتایج عدم مدیریت زمان است.
یکی دیگر از نتایج عدم مدیریت زمان و برنامه ریزی ، جریان کاری کم بازده است.
عدم مدیریت زمان، اتلاف زیاد وقت را به همراه دارد.
عدم مدیریت زمان، کیفیت کاری را پایین می‌آورد.
وجه‌ی حرفه‌ای ضعیف و رکود شغلی، از نتایج نداشتن مدیریت زمان و برنامه ریزی است.
سطح استرس بالاتر در پی عدم مدیریت زمان رخ می‌دهد.
عدم مدیریت زمان و نداشتن برنامه ریزی، نارضایتی فردی را به دنبال دارد.
احساس اعتماد به نفس پایین‌تر نیز از نتایج عدم مدیریت زمان است.
معرفی چند نرم افزار مدیریت زمان و برنامه ریزی
یکی از بهترین راه‌کار‌های مدیریت زمان و برنامه ریزی درست، استفاده از تکنولوژی صحیح و به روز است. مدیریت زمان با بهره بردن از ابزارهای فراوانی که در حوزه تکنولوژی وجود دارد، بسیار کارآمد و موثر است و راندمان شما را بسیار افزایش می‌دهد، در این آخر نیز نرم افزار‌ها و تکنولوژی‌هایی که در حوزه مدیریت زمان وجود دارد را به شما معرفی می‌کنیم.
برای استفاده درست از زمان و برنامه ریزی دقیق آن، میتوانید از نرم افزار‌های زیر استفاده کنید:
واندرلیست wunderlist : یکی از نرم افزار‌های مدیریت زمان و عملکرد است.
نرم افزار تودویست todoist : یکی دیگر از نرم افزار‌های مدیریت زمان و پروژه است.
تریلو trello : شاید همان نرم افزار مدیریت زمان و عملکرد ایده آل شما باشد.
تسکولو: یک نرم افزار مدیریت پروژه با امکان چت آنلاین.
وان نوت onenote : نیز یک نرم افزار یادداشت برداری در دسترس برای همگان است.
کوالیتی تایم QualityTime : یک نرم افزار خوب برای مدیریت زمان و برنامه ریزی.
نتیجه گیری
شاید خیلی‌ها این باور غلط را دارند، که مدیریت زمان و برنامه ریزی ، یعنی اجبار برای انجام کارها، که اراده و اختیار و آزادی ما را سلب میکند و ما را، مثل برده‌ای در اختیار خود قرار می‌دهد؛ ولی به‌هیچ‌وجه این‌چنین نیست. باوجود مدیریت زمان و برنامه ریزی ، ما دارای آزادی و اختیار و وقت آزاد به همراه آرامش هستیم و کارهای بااهمیت و اصلی را بهتر به پایان می‌رسانیم. پس؛
مدیریت زمان و برنامه ریزی = استفاده‌ی بیشتر از فرصت‌ها
دیدگاهتان را بنویسید