علت تخمین اشتباه زمان می تواند پیامدهای هنگفتی را به همراه داشته باشد. شاید برای شما هم پیش آمده باشد که یک کار شخصی مثل رنگ زدن اتاق را شروع کرده و برای پایان آن تخمین زده باشید. اما حدس شما درست نبوده و کارتان بیشتر طول کشیده است. در چنین مواردی هیچ پیامدی جز کمی خستگی متوجه شما نخواهد شد. اما اگر آن کار مثل انجام یک پروژه بسیار مهم باشد؛ تخمین زدن اشتباه ممکن است مشکلات متعددی را به وجود آورد. به طور مثال افزایش ساعت های کاری شما و تیم، بالا رفتن هزینه های مرتبط با پروژه، نارضایتی مشتریان و… همگی می تواند در پس یک تخمین اشتباه باشد. در این مقاله قصد داریم در خصوص علت تخمین اشتباه زمان برای شما صحبت کنیم پس تا انتهای مطالب ما را همراهی کنید.
علت تخمین اشتباه زمان چیست؟
دو تن از روانشناسان به نام های دانیل کالمن و آموس تورسکی در سال 1997 در خصوص علت تخمین اشتباه زمان به مطالعه و بررسی پرداختند تا دلیل آن را بیابند. آن ها بر این باورند که افراد هنگام تخمین زدن به داده های موجود توجهی ندارند. افرادی که به طور مثال برای یک پروژه تخمین می زنند؛ به جای تکیه بر داده های پروژه های مشابه قبلی، سعی می کنند با شهود خود آن را تخمین بزنند. علت تخمین اشتباه زمان از نظر کالمن به دو مورد مربوط می شود:
- توجه نداشتن به زمان صرف شده در پروژه های قبلی برای تخمین زدن پروژه یا پروژه های جدید
- خوش بین بودن نسبت به مشکلات موجود که می تواند باعث به تاخیر افتادن پروژه باشد.
حالا که علت تخمین اشتباه زمان مشخص شد؛ بهتر است راه هایی را برای جلوگیری از آن مطرح کنیم.
انتقادپذیر باشید
چگونه می توان از تخمین زدن اشتباه زمان جلوگیری کرد؟
تخمین زدن در طول روز یک موضوع عادی است؛ اما واقعیت امر این است که باید از تخمین های حدسی خودداری کرد. مهارت هایی وجود دارد که می تواند در این زمینه به شما کمک کند. از جمله آن ها می توان به موارد زیر اشاره کرد:
داده های قبلی را مد نظر قرار دهید
اولین راهکار این است که به جای مانور دادن روی ویژگی های پروژه پیش رو و تخمین زدن، به تجربیات گذشته و مدارک موجود در خصوص پروژه های قبلی توجه کنید. به طور مثال اگر طراحی نرم افزار انجام می دهید و قصد دارید بخش جدیدی را به آن اضافه کنید؛ بهتر است به سراغ پروژه های قبلیتان بروید و ببینید که هر بخش چقدر تقریبا زمان می خواهد. قطعا برای موفقیت در این کار باید به داده های قبلی دسترسی داشته باشید؛ در غیر این صورت نمی توانید به درستی عمل کنید.
تخمین زدن به را دیگری واگذار کنید
در سال 1994 بسیاری از روانشناسان آمریکایی درباره 5 مورد از تحقیقات خود در خصوص علت تخمین اشتباه زمان و راه های رفع آن، نتایجی را به دست آورده و آن را در مجله Journal of Personality and Social Psychology به چاپ رساندند. آن ها دریافتند که ما می توانیم پروژه های زندگی دیگران را بهتر از خودشان تخمین بزنیم. از همین رو پیشنهاد کردند که تخمین زدن را به شخص دیگری که با کار و پروژه شما بی ارتباط نیست و چیزی از آن می داند واگذار کنید. به دلیل این که واگذاری این موضوع به دیگری، مثل یک وظیفه مهم است. پس آن ها بهتر و بیشتر به سراغ داده های قبلی رفته و بر اساس آن ها برای تخمین زدن تصمیم گیری می کنند.
جالب است بدانید در آزمایشاتی که روانشناسان آمریکایی انجام دادند در پروژه هایی که داده های قبلی در دسترس نبود؛ باز هم بهترین و نزدیک ترین تخمین ها توسط دیگران دقیق بود.
برای تخمین زدن بازه ی خاصی را مد نظر قرار داده و زمان هایی را نیز برای تاخیر در نظر بگیرید
زمانی که قصد تخمین پروژه ای را دارید؛ باید پیش از هر چیز به یکسری نکات توجه کرده، سپس بر اساس آن ها تخمین بزنید. از جمله موارد مهم در این باره که باید مد نظر قرار داده شود به شرح زیر است:
- چیزهایی که از رخ دادن آن ها مطمئنید.
- چیزهایی که احتمال می دهید رخ دهند.
- چیزهایی که هیچ گاه فکر نمی کنید رخ دهند.
بسیاری از مدیران برای این که بتوانند تمامی این ابهامات را در نظر بگیرند؛ مخروط عدم قطعیت یا Cone of Uncertainty را به کار می گیرند. در واقع این مخروط به منظور مشخص کردن بازه زمانی پروژه شما بر اساس چیزی است که تخمین زده اید. در واقع مخروط عدم قطعیت به شخص کمک می کند تا گزینه های بیشتری در خصوص برآورد زمان در اختیار داشته باشد.
چگونه مصاحبه کاری موفق داشته باشیم؟
روش تخمین سه حالته را به کار بگیرید
منظور از تخمین سه حالته این است که برای برآورد زمان به طور میانگین، 3 نوع تخمین وجود دارد تا شما را با خوشبینی که نسبت به زمان دارید روبه رو کند، حالت های فوق شامل موارد زیر است:
- تخمین خوش بینانه
- تخمین بد بینانه
- تخمین واقع گرایانه
بسیاری از ما از آن جایی که هنوز در موقعیت مربوطه قرار نگرفته ایم؛ به تخمین خوش بینانه فکر می کنیم. اما با گذر زمان، می فهمیم که باید بدترین حالت ممکن را نیز در نظر داشته باشیم و از دو مورد بعدی هم استفاده کنیم. تخمین بد بینانه زمانی است که شما در بدترین حالت ممکن از پروژه خود هستید، مورد سوم نیز بر اساس مورد دوم به دست می آید. شما می توانید بر اساس میانگینی از این سه، بهترین تخمین را در خصوص پروژه خود داشته باشید.
نسبت تخمین خطای خود را محاسبه کنید
از دیگر روش هایی که کمک می کند تا به خطای تخمین خود پی ببرید؛ استفاده از روشFudge Ratio است. در این روش ابتدا باید زمان لازم برای انجام کار را حدس زده و یادداشت کنید. سپس بعد از این که کارها به اتمام رسید، زمان واقعی صرف شده برای انجام آن را نیز یادداشت نمایید. در مرحله بعدی باید تمام تخمین را با هم جمع کرده و زمان های واقعی را نیز به دست آورید. و در آخر عددی که برای زمان های واقعی به دست آمده را بر عددی که به زمان های حدسی محاسبه کرده اید؛ تقسیم کنید. عدد به دست آمده میزان خطای تخمین شماست.
نتیجه گیری
تخمین زمان یکی از متداول ترین کارهایی است که ما در زندگی خود انجام می دهیم. اما در بسیاری از مواقع این تخمین ها با چیزی که در واقعیت اتفاق می افتد؛ بسیار متفاوت است. اگر شما هم می خواهید در خصوص علت تخمین اشتباه زمان و راه حل هایی برای رهایی از این مشکل بیشتر بدانید، مقاله امروز می تواند کمک شایانی به شما در این زمینه بکند.
دیدگاهتان را بنویسید